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サイバーステップ、財務報告に係る内部統制の重要な不備の改善状況を発表

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サイバーステップ<3810>は、本日(10月19日)、8月31日付で発表した「財務報告にかかる内部統制の開示すべき重要な不備に関するお知らせ」を受けて、今後の再発防止を図り全社的な内部統制を強化・徹底するため実施している再発防止策の実施状況を発表した。

(以下、適時開示資料より)

1.経理運営部署に対する監視機能の強化
(1) 平成28年5月期の不備の状況
平成28年5月期においては、定時取締役会において報告される決算資料からは、支払方法や支払費目によっては支出が発見されにくい形式となっており、不適切な支出につながっ
ていました。

また、一部の記帳や決裁書類の起案を経営管理室長が直接行い、他の職員による確認等が行われない状態となっていました。
(2) 再発防止策の実施状況
・経理関連業務の見直し
担当業務の一部について各担当者の上長において取り扱うといった慣行を撤廃し、出納、支払手続、承認等の各担当者が、各自の担当業務のみを遂行することを徹底し、経理規程等に基づく運用を厳格化しました。これらの運用は、平成28年8月1日以降、新任の経営管理室長により実施済みです。

・内部監査室の設置
内部監査はこれまで経営企画室の担当者が行っていましたが、他の部署から独立した代表取締役直属の組織として内部監査室を設置し、職員を2名配置しました。内部監査室の設置に係る職務分掌規程の改正等は、本日開催の定時取締役会において決議し、実施されました。内部監査室は、外部専門家等の助言を得た上で、平成28年12月末を目処に内部監査計画を策定し、順次内部監査を行う予定です。監査結果については、毎月開催される定時取締役会及び監査役会において報告されます。平成29年5月期末までに、子会社を含めた全部署に対する内部監査結果の報告を受け、当該報告に基づき内部統制システムの再検討を行う予定です。

・証憑類の形式変更
証憑類の形式については、支出内容の把握を容易にすることによって同一部署内及び他部署間を通じた稟議過程における確認や内部監査等による確認をしやすくなるように、全社的に変更しました。これらの対応については既に実施済みです。
2.取締役の情報共有化と相互監視の強化
(1) 平成28年5月期の不備の状況
取締役会が各部門の営業方針について確認する場にとどまり、各取締役の職務執行の監督や、コンプライアンス体制構築といった点を協議することはほとんどなかったことが調査委員会により指摘されました。

(2) 再発防止策の実施状況
取締役会における各取締役の職務執行に対する監督及び業務の適正確保についての実効性を高めるため、9月21日開催の定時取締役会から、取締役会の開催方法及び議題を見直すなどし、各取締役による職務執行状況の報告及び協議等を集中して実施することとしました。

3.経理運営部署責任者の権限並びに職責の再検討
(1) 平成28年5月期の不備の状況
経営管理室の所掌事務として、総務、人事、経理、事業計画、広報、社内情報システム運営、関連会社(子会社)に関する業務など幅広い業務が含まれており、経営管理室長に広汎な権限が与えられていたためにその業務執行に対する統制が困難となるなどの問題が生じていました。

(2) 再発防止策の実施状況
職務分掌規程を改正し、経営管理室の所掌事務とされていた業務のうち、十全な相互チェック機能を果たす観点から分離することが望ましいと考えられる業務につき、他の部署が所掌することとしました。同規程の改正は、本日開催の取締役会において決議しました。また、決裁手続及び支払手続につき、経営管理室担当取締役及び経営管理室長の承認事項を分離し、相互に確認する体制を確立することとしました。当該体制は平成28年9月1日より実施済みです。

4.社長印、会社印の保管体制・押印手続の厳格化
(1) 平成28年5月期の不備の状況
平成28年5月期においては、一部において、印章保管者及び押印者につき、印章取扱規程の定めと異なる運用がされていました。

(2) 再発防止策の実施状況
そこで、平成29年5月期第2四半期以降においては、全社で同規程に則った運用を行っております。また、このような運用が徹底されているかにつき、内部監査等の方法により、今後
も定期的に検査することとしております。さらに、印章取扱規程を改正し、代表取締役の印章等の重要な印章の保管者を経営管理室長から経営管理室担当取締役に変更するとともに、海外子会社の代表者の印章の取扱いの基準についても見直しを行いました。同規程の改正は、本日開催の定時取締役会において決議し、実施されました。
5.取締役、監査役の自己の職責に対する認識の再確認
(1) 平成28年5月期の不備の状況
各取締役が、他の取締役の職務執行の監督や、コンプライアンス体制を含む内部統制システムの構築といった職責を十分に認識せず、監査役はこのような取締役の職務の実施状況の監督が十分ではありませんでした。

(2) 再発防止策の実施状況
本日開催の定時取締役会において、以下の事項を確認及び決議しました。
① 内部統制システムの構築及び運用運用については、内部監査結果及び外部専門家の意見を十分に検討し、子会社を含めたグループ全体の実効性ある統制を図ること
② 取締役の職務の執行につき監査役との定期的な協議の場を設定するとともに、監査役の実効性ある監査のための社内体制を整備すること
③ 定時取締役会において内部監査室から監査報告を受けること
④ 内部通報制度の通報受付方法及び内容を見直し及び当該取扱いを従業員に対し定期的に周知徹底すること

また、本日開催の定時監査役会において、以下の事項を確認しました。
① 定時監査役会において内部監査室から監査報告を受けること
② 取締役の職務の執行につき取締役との定期的な協議の場を設定すること
③ 監査役の活動に当たっては外部専門家から積極的に意見を聴取すること
④ 海外子会社については、所在地の監査制度に応じ、グループ内部統制システムの構築状況を注視し、必要に応じ監査役の調査権限を行使するなど柔軟かつ実効性ある監査を行うこと

6.社内におけるコンプライアンス意識・体制の向上
(1) 平成28年5月期の不備の状況
取締役及び従業員において、コンプライアンス会議又は研修の受講等を行うことがなく、コンプライアンス意識が十分でないことにつき調査委員会からの指摘を受けました。

(2) 再発防止策の実施状況
以下のコンプライアンス研修及び協議を予定しています。
① 取締役によるコンプライアンス会議
各取締役が参加し、コンプライアンスに関する問題点の抽出及び改善策の協議を行う。
平成28年11月16日、平成29年5月24日(予定)

② 外部専門家による取締役に対するコンプライアンス研修
平成29年2月22日(予定)

③ 外部専門家による従業員に対するコンプライアンス研修
平成29年3月10日、3月24日(予定)

7.コンプライアンス向上の観点からの適切な社外取締役・社外監査役の選任
(1) 平成28年5月期の不備の状況
2.(1)記載のとおり、取締役会において各取締役の職務執行の監督や、コンプライアンス体制構築といった点を協議することがほとんどなく、5.(1)記載のとおり、監査役による監査が十分とは言えませんでした。

(2) 再発防止策の実施状況
社外監査役については、既に2名を選任しておりますが、現監査役の任期等も勘案し、引き続き適任とされる人材の確保を検討してまいります。また、現在当社は社外取締役を選任していませんが、今後適任と判断される人材を確保し、早期に株主総会における選任議案を提案することを検討しております。

8.上記再発防止策に対する定期的な実態調査の実施
以上の再発防止策については、1.(2)記載のとおり、新たに設置した内部監査室による内部監査を平成29年5月期末までに実施し、これら監査結果を定時取締役会及び監査役会に報告することとしております。また、取締役会は、上記報告に基づき再度の再発防止策の評価を行い、必要と考えられる対応を行ってまいります。

 
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企業情報(サイバーステップ株式会社)

会社名 サイバーステップ株式会社
URL https://corp.cyberstep.com/
設立 2000年4月
代表者 佐藤 類
決算期 5月
直近業績 売上高13億6300万円、営業利益9800万円、経常利益1億0100万円、当期純利益4100万円(2013年5月期)
上場区分 東証マザーズ
証券コード 3810

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