ゲームイベントと聞くと、華やかなステージや新作発表、来場者で賑わうブースを思い浮かべる人も多いだろう。しかし、その裏側では多くのスタッフが長い時間をかけて準備を進め、当日の運営を支えている。
今回はイベント運営に携わる担当者への取材をもとに、ゲームイベントがどのように作られているのか、その舞台裏を紹介する。
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イベント準備は半年前から始まる
大規模なゲームイベントの場合、準備は開催のかなり前から始まる。
出展申し込みは約6か月前に行われるケースが多く、その前段階となる7〜8か月前から出展内容やブース規模の検討がスタートするという。
どのタイトルを出展するのか、どのような体験を提供するのか、どれだけのスペースが必要なのか――。来場者からは見えない部分だが、この段階でイベントの方向性が大きく決まる。
また、準備期間中に特に工数がかかるのがブース設計と配布物の制作だ。
各コンテンツに応じたコマ割りやブースデザインを決めるほか、ノベルティや配布物の制作・手配も並行して進める必要がある。
当日の進行を支える綿密なスケジュール管理
イベント当日は多数のスタッフが連携しながら運営を行う。
担当者によると、全体タイムテーブルと各施策ごとの進行表をスプレッドシートで共有し、全スタッフが同じ情報を把握できる体制を整えているという。
現場では、
・ノベルティ配布
・列形成
・物販対応
・各種コンテンツの案内や説明
など、役割ごとにスタッフが配置される。
来場者から見るとスムーズに進行しているように見えるイベントも、その裏側では細かな連携と情報共有が欠かせない。
想定外への備えがイベント運営の重要な仕事
イベント運営では、事前準備だけで全てをカバーできるわけではない。
例えば試遊コーナーではゲーム機のフリーズや不具合、オンラインゲームでは通信環境による接続トラブルなどが想定される。
さらに、想定以上の来場者が集まった場合には、会場内外の動線確保も重要な課題となる。
実際の現場では、
・回線混雑でゲームがプレイできない
・来場者が集中して列が長くなる
・ブース外に人が滞留してしまう
といったケースも起こり得るという。
そのためイベント運営では、トラブルを未然に防ぐ準備だけでなく、発生後に素早く対応する判断力も求められる。
来場者には見えない「情報管理」も重要
担当者が特に重要だと語ったのが、情報共有と守秘義務の徹底だ。
イベント会場には未発表情報や出演者情報など、多くの機密事項が存在する。
控室周辺での会話や関係者情報の取り扱いなど、来場者からは見えない部分にも細心の注意を払っているという。
また、スタッフ同士の情報共有が不足すると、トラブル対応の遅れやスケジュール遅延につながることもある。
華やかなイベントを支えているのは、こうした地道なコミュニケーションの積み重ねなのだ。
「大きな事故なく終わった時」が最大の達成感
イベント運営の成功とは何だろうか。
担当者は、「大きな事故やスケジュール遅延がなく、イベントをスムーズに進行できた時」と語る。
また、想定以上の来場者がブースを訪れた時も、大きな手応えを感じるという。
多くの来場者に体験してもらうことで、ブランド認知やプロモーションの目的達成につながるからだ。
一方で、情報共有ミスや機材トラブルなどによって来場者を待たせてしまう場面は、運営の難しさを感じる瞬間でもある。
限られた予算と人員の中で最大の成果を目指しながら、その場で最善策を判断することが求められる。
イベント業界に向いている人とは？
最後に、イベント業界で活躍しやすい人物像について聞いた。
挙げられたのは、
・コミュニケーション能力が高い人
・調整力がある人
・細かな部分まで目配りできる人
・想定外にも柔軟に対応できる人
の4つだ。
イベント運営は多くの関係者と協力しながら進める仕事であり、一人だけで完結することはほとんどない。
だからこそ、周囲と連携しながら物事を進める力や、もしもの事態を想定して行動できる力が重要になる。
華やかなイベントの裏には、長期間の準備と多くの人の努力がある。
ゲームイベントが好きな人にとって、その体験を支える側に回ることもまた、エンタメ業界の大きな魅力のひとつと言えるだろう。
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